En tant qu’entreprise, vous avez sûrement pensé à externaliser certaines parties de vos occupations. Tout comme la numérisation, c’est un point important dans le processus de modernisation et de restructuration pour votre entreprise. Qu’est-ce que l’externalisation et quels en sont les avantages?
Qu’est-ce que l’externalisation, ou outsourcing?
L’externalisation, comme son nom l’indique, signifie donner du travail en externe. Une partie des activités ou un tout un service peuvent être transmis à une personne ou à une autre entreprise. Les prestations de service sont le plus souvent concernées, mais en principe, toute activité peut être externalisée. Prenons l’exemple de l’industrie automobile. Une voiture est constituée de beaucoup de pièces détachées, qui sont livrées et vendues par différents producteurs. L’entreprise a ainsi externalisé la production et peut se concentrer sur l’assemblage des pièces et sur la distribution ultérieure de la voiture.
L’externalisation est-elle appropriée pour les PME?
L’externalisation n’est évidemment pas réservée qu’à la branche automobile, mais est utilisée par des entreprises de divers secteurs. Au contraire, de plus en plus de jeunes entrepreneurs profitent des avantages de l’externalisation. Les raisons sont diverses et variées.
Risques et coûts de personnel
Certaines activités ne sont pas assez rapides pour être mises en œuvre dans sa propre entreprise. Le manque d’expérience, de temps et d’intérêt à acquérir certaines connaissances nécessaires sont dans ce cas décisifs. Le marketing est un exemple classique. Les entreprises savent pertinemment que désormais, il faut se montrer sur les réseaux sociaux. Sans oublier, une optimisation des moteurs de recherche, un bon site web avec un blog si possible, sont également nécessaires. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement? Et plus important: qui va s’en occuper?
Employer quelqu’un pour cela ne vaut pas vraiment le coup, parce que les nouveaux employés doivent d’abord être formés. Vous avez besoin d’un poste de travail avec les infrastructures adaptées, plus les charges administratives, comme les décomptes de salaire et les cotisations sociales. Pour cela, c’est souvent plus simple, plus rapide et la plupart du temps moins cher de mandater une agence ou un(e) freelance. En tant que professionnels spécialisés, ils sont quotidiennement à l’affût des tendances et des réalisations les plus récentes dans leur domaine d’activité. Ils sont non seulement plus efficaces, mais livrent un travail de grande qualité.
Le risque de défaut n’a pas encore été pris en compte dans ce calcul. En effet un(e) collaborateur(trice) peut tomber malade ou enceinte. Ces risques sont quasi inexistants si on fait appel à une agence. Tant que l’entreprise ne disparaît pas du jour ou lendemain, le service externalisé sera fourni. Si ce n’est pas le cas, vous ne devrez pas payer.
Se concentrer sur ses propres atouts
On a souvent tendance à oublier que chaque individu et chaque entreprise possèdent des compétences centrales qui leur sont propres. Pour certains, il s’agit de la vente, pour d’autres du marketing, d’autres encore sont des férus de technique. L’externalisation prend ainsi tout son sens à ce niveau. Si on veut tout faire soi-même, on a évidemment besoin de beaucoup de temps pour cela. Les entrepreneurs devraient cependant se concentrer sur ce qu’ils savent faire de mieux. Les secteurs qui ne correspondent pas à leurs atouts devraient être externalisés. Même si cela entraîne des coûts supplémentaires, il s’ensuivra un meilleur résultat. En effet, on est meilleur dans les activités que l’on fait régulièrement. Si l’on doit se concentrer sur beaucoup de choses en même temps, il est presque impossible de pouvoir optimiser une tâche en particulier. Si des étapes de travail faisant partie d’un grand ensemble sont externalisées, l’entreprise peut se concentrer sur l’optimisation du processus qui correspond le mieux aux atouts de l’entreprise.
Mise à l’échelle
Certains secteurs d’activités sont plus concernés que d’autres, mais en gros, c’est la préoccupation de chaque entreprise qui fonctionne bien. La demande peut être parfois tellement importante que l’on ne sait plus comment accomplir toutes les tâches qui s’annoncent. Ou au contraire, il peut y avoir des phases qui s’avèrent extrêmement calmes. On peut éviter tout cela grâce à l’externalisation. En cas d’un nombre plus important de commandes, on peut externaliser certaines activités. Si l’entreprise est à court de temps, diverses tâches peuvent également être externalisées chez d’autres entreprises. Dès que la situation est un peu plus calme, on n’a plus besoin de mandater des personnes externes. Il s’agit vraiment d’un excellent concept, car il n’y a pas de coûts salariaux superflus pour l’entreprise. La mise à l’échelle est un facteur à prendre en considération pour la croissance d’une entreprise. En effet, on reste flexible quant à l’étendue des commandes à traiter, et ce sont de bonnes conditions préalables pour qu’une entreprise puisse réaliser des économies significatives à long terme.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation pour les PME?
Notons d’abord que l’économie de marché moderne fonctionne selon le concept de l’externalisation. Les entreprises se spécialisent dans une ou plusieurs offres. Avec une efficacité et une qualité accrues, elles sont plus compétitives sur le marché. Les tâches qui n’ont pas d’influence sur l’amélioration des offres sont achetées à d’autres entreprises. Ainsi chaque entreprise externalise, même si l’achat de produits pré-fabriqués ou de services n’est pas forcément considéré en tant que tel. Tant que le fournisseur peut être remplacé facilement et rapidement par un autre, cela n’apporte que des avantages. Dès lors que les prestations deviennent plus complexes et spécialisées, cela peut comporter des risques. Il convient d’en tenir compte lors de la décision d’externaliser ou non, et, dans la mesure du possible, de les réduire par des mesures appropriées.
Dépendance
Un inconvénient de taille est la dépendance. Même si une tâche est effectuée rapidement et à moindre coûts, on devient logiquement dépendant du prestataire de service. Si ce dernier se trouve en difficulté, cela a des conséquences directes sur votre affaire. Tant qu’il n’y a pas de contrats à long terme pour cette collaboration, le fournisseur peut adapter ses prix et ses conditions. Même si des contrats existent, ceux-ci ne sont valables que pour une courte durée. Plus l’effort requis pour changer de fournisseur est important et moins il y a d’alternatives, plus votre position de négociation sera mauvaise. Lors de la négociation d’un nouveau contrat, le fournisseur peut facilement faire valoir ses conditions. Si vous devez vous séparer d’un prestataire externe, vous serez rapidement confrontés à de nouvelles difficultés. Lorsqu’une activité individuelle a été externalisée sur une très longue période, les connaissances spécialisées dans ce sous-domaine diminuent au sein même de l’entreprise. S’il n’y a pas d’autres alternatives, les capacités et les connaissances doivent de nouveau être acquises. Cela peut entraîner des retards dans toutes les activités de l’entreprise.
Contrôle
Mis à part quelques cas particuliers, les fournisseurs ont plusieurs clients. De ce fait, il peut y avoir des recoupements concernant les besoins des clients. Il incombe du prestataire de régler ces problèmes. Il doit prioriser les demandes et décider de la distribution des ressources lui-même. En tant que client, vous n’avez que peu d’influence sur cette décision, et sur la manière dont le fournisseur va traiter vos besoins urgents par rapport à ses autres clients. Si ces prestations sont réglées au sein de votre entreprise, vous pouvez vous-même décider de la priorisation. Ainsi, un projet peut être mis en arrière-plan, en faveur d’une tâche plus urgente.
Conclusion
L’externalisation ne concerne pas seulement les grandes entreprises internationales. En effet, l’externalisation de certaines activités peut s’avérer extrêmement avantageux pour les PME:
- On peut se concentrer entièrement sur ses compétences;
- Les prestations peuvent être adaptées en fonction des besoins;
- Les coûts fixes peuvent être maintenus à un bas niveau;
- Réduction du risque de défaut des personnes qui sont les seules à connaître un domaine d’activité.
En résumé, l’externalisation (outsourcing) de certains sous-domaines est une bonne chose. Les avantages sont multiples. Mais, il y a quand même certains inconvénients. Il faut les examiner et les prendre en considération de manière régulière. La dépendance à l’égard d’un seul fournisseur peut s’accroître avec le temps. Si l’on collabore de manière étroite avec quelqu’un, on s’en rend bien souvent compte quand il est déjà trop tard. Un deuxième prestataire de services externe devrait toujours être disponible afin de minimiser le risque potentiel de défaillance. Si une dépendance ne peut être évitée, vous devriez vous protéger contractuellement contre les risques.