Vous avez remarqué un trou inexplicable dans l’emploi du temps de vos collaborateurs et vous craignez que les heures soient mal comptées ?
Nous ne pouvons pas toujours vérifier si les heures ont été saisies avec précision, les employés et les employeurs ne savent pas exactement ce qu’ils doivent inscrire ou, en raison du stress et des délais, ils oublient de saisir correctement les heures ou déclarent que des heures de travail n’ont pas été payées.
En faisant la saisie du temps de travail précisément toutes vos heures, vous gagnerez non seulement du temps, mais vous éviterez aussi de vous mettre en difficulté sur le plan juridique.
Cet article contient quelques stratégies et conseils pour enregistrer efficacement vos heures de travail et vous assurer que votre entreprise reste en ordre et que vous ne perdez pas le fil.
Ce que vous devez savoir sur la saisie du temps de travail
La saisie du temps de travail permet de garder une vue d’ensemble sur le nombre d’heures que les collaborateurs passent dans l’entreprise.
Cela doit être fait le plus précisément possible, en documentant et en enregistrant chaque heure travaillée.
Les méthodes de saisie directe, telles que le pointage dans les bureaux à l’aide d’une « pointeuse », constituent une possibilité d’enregistrement des heures de travail.
Ces dernières années, de nombreux employeurs ont également utilisé le tableau Excel pour la saisie des temps dans leur entreprise.
Avec la tendance à l’automatisation et à la numérisation du travail, ainsi qu’au déplacement géographique de l’activité, par exemple vers le home office, la saisie du temps est devenue plus importante que jamais.
Les pauses non rémunérées ou les périodes d’inactivité ne devraient pas être considérées comme du temps de travail, mais uniquement comme du temps consacré à des tâches.
La loi ne définit pas les instruments de mesure qui doivent être utilisés pour documenter le temps de travail.
Les entreprises peuvent utiliser :
- Systèmes de pointage électronique ou mécanique
- Documents Excel
- Logiciel spécialisé
- Applications mobiles
Bases légales et détails sur la saisie du temps de travail
Les entreprises doivent être en mesure de documenter les heures quotidiennes et hebdomadaires des employés, y compris le travail compensatoire et les heures supplémentaires.
L’employeur doit également calculer les jours de congé du travailleur, les vacances, qu’elles soient hebdomadaires ou compensatoires, ainsi que les pauses légales d’une demi-heure ou plus.
La ventilation des heures de travail des employés doit être conservée par l’entreprise pendant une période de cinq ans.
En cas d’infraction à cette règle, plusieurs sanctions sont possibles, allant d’un avertissement à une amende.
Dans les cas les plus extrêmes d’infractions au droit du travail, à savoir lorsque la vie ou la santé des collaborateurs est mise en danger, la loi prévoit même la fermeture de l’entreprise.
Définition de la semaine de travail :
Au sens de la loi, la semaine de travail commence le lundi à 00h00 et se termine le dimanche à 24h00.
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Qui est concerné?
Selon le droit du travail, tous les travailleurs sont tenus de tenir un registre du nombre d’heures travaillées.
Il existe quelques exceptions et de nouvelles dispositions légales
Certaines professions et entreprises sont exclues des dispositions relatives au temps de travail et au temps libre.
Il s’agit par exemple des collaborateurs d’organisations internationales ou d’entreprises agricoles, ou encore des collaborateurs occupant des « postes de direction élevés », en d’autres termes des personnes disposant d’un pouvoir de décision important et capables d’influencer fortement des décisions d’une importance capitale pour l’entreprise.
Deux autres exceptions sont en vigueur depuis le 1er janvier 2016,
- A partir d’un salaire soumis à l’AVS de plus de 120.000 CHF (bonus inclus), l’enregistrement du temps de travail est complètement supprimé
Cette suppression totale doit être convenue dans le cadre d’une convention collective (pour l’entreprise ou le secteur) et confirmée par écrit par chaque collaborateur .
- Une saisie partielle ou simplifiée, avec seulement le temps de travail quotidien total et non horaire, est désormais possible. Cela nécessite
- une convention collective entre l’employeur et les représentants des travailleurs(internes ou externes) ;
- ou, en l’absence de tels représentants, l’accord de la majorité des travailleurs;
- ou, pour les entreprises de moins de 50 travailleurs, un accord individuel écrit avec les travailleurs concernés.
Les missions à l’étranger :
Si le travailleur se rend à l’étranger dans le cadre de son travail/de son activité, le voyage (aller et retour) est considéré comme temps de travail.
Lors du retour à domicile, un repos quotidien de onze heures doit être accordé.
Pourquoi Excel est-il une mauvaise variante?
Le RGPD vous impose certaines obligations en matière de saisie du temps de travail.
Cela implique de protéger ces données de manière adéquate et de les supprimer après une période de conservation, ce qui ne peut pas être garanti si tous les collaborateurs ont accès au fichier Excel et peuvent en faire des copies.
La méthode Excel prend également beaucoup de temps, car toutes les modifications nécessaires doivent être effectuées à la main, les tableaux ne sont donc pas facilement adaptables, car les données apportées par chaque collaborateur doivent ensuite être rassemblées dans l’administration, puis transférées dans la comptabilité financière.
Cela s’accompagne également d’un taux d’erreur élevé et d’un manque de transparence.
Même si cela semble être une option régulière pour de nombreuses petites et moyennes entreprises. le manque d’efficacité du tableau Excel les concerne tout autant que les grandes entreprises.
Avantages des applications de gestion du temps
Une application de saisie des temps peut vous aider à automatiser le processus de saisie du temps de travail.
L’application suit le temps passé par vos collaborateurs sur les projets et le consigne pour vous. Vous pouvez personnaliser la quantité de données que l’application collecte et les informations qui sont incluses dans les rapports.
De cette manière, vous savez combien d’heures chaque collaborateur travaille et à quelle vitesse il effectue son travail.
En outre, les apps comprennent généralement un contrôle automatique des entrées, qui signale les erreurs à un stade précoce et détecte automatiquement les entrées qui ne suivent pas une logique définie.
Le caractère numérique de la saisie des temps minimise en outre les erreurs de transmission typiques d’Excel et les données transmises peuvent être consultées de manière centralisée et sont disponibles en quelques secondes.
Ce type de système de pointage est formidable – il permet aux gens de pointer pendant leur pause horaire et ne nécessite plus qu’ils gardent une trace, ce qui leur permet enfin de se concentrer pleinement sur leur travail réel.
La saisie du temps de travail avec AbaClik et Swiss21
La plate-forme Swiss21 propose une saisie du temps de travail simple à utiliser. Grâce à l’application AbaClick, qui est connecté à la comptabilité, vous saisissez vos heures de travail ou vous voulez et quand vous voulez.
Les données sont saisies de manière mobile dans AbaClik 3 au moyen d’un chronomètre ou d’une saisie manuelle directement dans le système comptable. Il est également possible d’utiliser des tags NFC ou des codes-barres pour la saisie des entrées et sorties.
Rédacteur: Fabian Kopp
Fabian est un expert en marketing digital ainsi qu’en gestion des ressources humaines. Il a effectué un master à l’université de Berne dans le domaine Business Administration.
Il est en charge du markéting opérationnel chez Swiss21 et gère les différents réseaux sociaux ainsi que la communauté. Il contribue également au développement de la marque. Nous espérons que cet article répondra à vos besoins et on se réjouit de revenir vers vous avec un nouveau sujet !
